Eingehende Anfragen, CRM-Pflege und Terminvergabe gehören in vielen kleinen und mittleren Unternehmen zu den Aufgaben, die jeden Tag in ähnlicher Form wiederkehren und trotzdem manuell erledigt werden. Wer zuständig ist, entscheidet oft der Zufall der Erreichbarkeit, nicht ein klarer Ablauf.
CRM, Google Workspace oder Microsoft 365, Kalender, E-Mail, Formulartools. Der genaue Tool-Stack hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Speziell für Handwerksbetriebe: Angebotserstellung automatisieren. Für Maschinenbau- und Metallbaubetriebe: Angebotserstellung automatisieren. Für kleine Maklerbüros: Lead-Reaktionszeit automatisieren. Für Küchenstudios: Angebotserstellung automatisieren.
Antworten mit Kundenrelevanz gehen immer zuerst durch eine Freigabe Ihres Teams. Automatisiert wird die Vorbereitung und Sortierung, nicht die inhaltliche Entscheidung im Einzelfall. Das erfüllt zugleich die Pflicht zur menschlichen Aufsicht bei KI-gestützten Entscheidungen nach dem EU AI Act.
Kunden- und Kontaktdaten werden datensparsam verarbeitet, mit klarer Zweckbindung und, wo nötig, Auftragsverarbeitungsverträgen mit den eingebundenen Tools.
Zuerst wird der aktuelle Ablauf gemeinsam durchgegangen und die wiederkehrenden Schritte identifiziert. Anschließend wird die Automatisierung in den bestehenden Tools aufgebaut und mit echten Fällen getestet, bevor sie in den Regelbetrieb übergeht.